Towar należący do firmy, podobnie jak wiele innych elementów majątku przedsiębiorstwa, podlega obowiązkowej ewidencji. Inwentaryzacja towarów w magazynie musi być realizowana zgodnie z obowiązującymi przepisami z zachowaniem odpowiednich terminów. To jednak nie tylko obowiązek, ale także możliwość zweryfikowania aktualnego stanu firmy.
Prawidłowa inwentaryzacja towarów pozwala wykryć wszelkie nieprawidłowości – kradzieże, nieprawidłowe przechowywanie materiałów oraz zweryfikować ich odpowiednie rozłożenie. W ten sposób możliwe jest wprowadzenie odpowiednich usprawnień i modernizacji, umożliwiających lepsze zarządzanie mieniem przedsiębiorstwa. Pozwala to także na wyciągnięcie konsekwencji od osób odpowiedzialnych materialnie za produkty w magazynie.
Spis towarów w magazynie z firmą zewnętrzną
Przeprowadzenie spisu towarów w magazynie nie tylko zajmuje cenny czas pracowników firmy, ale także bywa dość kosztowne. Zdecydowanie bardziej efektywne, a zarazem tańsze jest zlecenie tego zadania firmie zewnętrznej. Zajmujemy się tym już od wielu lat, a nasi pracownicy nie tylko posiadają duże doświadczenie, ale także wyposażeni są w nowoczesne urządzenia do inwentaryzacji. Po zakończeniu procesu klient otrzymuje od nas pełną dokumentację.
Etapy inwentaryzacji towarów w magazynach
Pracujemy w oparciu o własne wypracowane metody przeprowadzania spisów, które obejmują kilka etapów inwentaryzacji towarów w magazynach. Choć dla klienta niewątpliwie najistotniejsze wydaje się przeprowadzenie ewidencji i przedstawienie jej wyników, równie ważne są kroki poprzedzające te czynności. Dlatego też wyróżniamy:
- etap 0, skupiający się na analizie potrzeb klienta, w tym na określeniu:
- położenia magazynu i jego powierzchni,
- ilości indeksów i sztuk asortymentu,
- sposobu składowania oraz pakowania towaru,
- potrzeb i oczekiwań klienta,
- daty spisu,
- ilości potrzebnych zasobów: ilość osób/zespołów spisujących, ilość godzin/dni pracy,
- terminu wizyty lokalnej, która, choć opcjonalna, często jest konieczna,
- etap 1, obejmujący ustalenie odpowiedniej metodologii przeprowadzenia spisu, poprzedzonej wykonaniem dogłębnej analizy oznakowania towaru i ewidencji magazynu, oraz zaproponowaniem formy spisu:
- elektronicznego z wykorzystaniem kolektorów danych lub laptopów,
- na arkuszach ręcznych,
- przy wykorzystaniu kolektorów danych klienta (wiąże się to z obowiązkowym szkoleniem dla naszych pracowników),
- etap 2, koncentrujący się na samym przeprowadzeniu spisu od momentu przybyciazespołów spisowych na miejsce wg ustalonego harmonogramu i przygotowania sprzętu, przez zapoznanie pracowników zespołu spisowego z logistyką magazynu i przeprowadzenie niezbędnego szkolenia z przeprowadzania spisu na danym magazynie zgodnie ze specyfikacją miejsca, po sam spis z natury i bieżącą analizę wyników oraz weryfikację powstających różnic przy udziale koordynatora spisu oraz analityka,
- etap 3, zawierający podsumowanie wyników, w tym m.in.:
- weryfikację i wyjaśnienie pozostałych różnic inwentaryzacyjnych,
- przedstawieniewyników w formie elektronicznej z porównaniem do ewidencji klienta,
- przygotowanie arkusza spisu z natury,
- przygotowanie pliku końcowego wg wytycznych klienta,
- zakończenie projektu,
- etap 4, dotyczący dalszych działań, umożliwiających efektywniejsze składowanie towaru, a takżepośrednictwo w zakresie wyposażania magazynów, wynajmu wózków widłowych, kolektorów, druku etykiet, itp.
Cele inwentaryzacji towarów w magazynach
Głównymi celami inwentaryzacji towarów w magazynach są:
- ustalenie stanu faktycznego (ilości) towarów poprzez spis z natury, porównanie go ze stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych, ustalenie faktycznych różnic inwentaryzacyjnych,
- uwidocznienie stanu posiadanych towarów, ustalenie ich dalszej przydatności,
- rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za wynikłe różnice i ocena odpowiedzialności za powierzony towar,
- kontrola zabezpieczenia posiadanego towaru.
Zgodnie z art. 26 Ustawy o rachunkowości inwentaryzacja towaru jest obowiązkiem danej jednostki. Warto też zwrócić uwagę na funkcję porządkującą, jaką ma niewątpliwie każda inwentaryzacja w firmie.
Kto odpowiada za przeprowadzenie inwentaryzacji?
Za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji towarów odpowiada kierownik jednostki. W instrukcji inwentaryzacyjnej określa on zasady przeprowadzenia inwentaryzacji poszczególnych składników majątku przedsiębiorstwa w tym towarów. W przypadku współpracy z naszą firmąinstrukcja stanowi część planu projektu, który jest dokumentem pełniejszym, zawierającym niezbędne wzory dokumentów i dokładny opis projektu Inwentaryzacji. W planie znajdują się również harmonogramy działań.
Prawidłowe przeprowadzenie ewidencji towarów w magazynie
Do prawidłowego przeprowadzenia ewidencji towarów w magazynie należy się w odpowiedni sposób przygotować. Kierownik jednostki ustala harmonogram prac związanych z zamknięciem roku i przeprowadzeniem inwentaryzacji. Warto pamiętać, że towary należy inwentaryzować drogą spisu z natury.
Terminy inwentaryzacji towarów w magazynach różnią się w zależności od sposobu składowania produktów. Spis może być w takich sytuacjach dokonywany:
- w ostatni dzień roku obrotowego – w przypadku materiałów wpisanych w koszty w dniu zakupu. Stan ustalony na dzień bilansowy w trakcie trwania inwentaryzacji jest podstawą do korekty kosztów ujętych w ewidencji do rzeczywistego poziomu ich zużycia,
- nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, nie później niż do 15 dnia roku następnego – odnośnie zapasu materiału,
- raz na 2 lata – w przypadku zapasów towarów, materiałów, produktów gotowych i półproduktów w strzeżonych magazynach objętych ewidencją ilościowo-wartościową,
- raz w roku – w punktach obrotu detalicznego – zapasy materiałów i towarów objętych ewidencją wartościową.
Współpracując z nami masz pewność, że zawsze dotrzymasz terminu spisu towarów.
Różnice po inwentaryzacji towarów w magazynie
Prawidłowa inwentaryzacja towarów w magazynie pozwala na stwierdzenie różnic w stanie faktycznym w stosunku do danych zawartych w dokumentacji firmy. W zależności od sytuacji mogą to być braki (wynikające z uszkodzenia produktów lub kradzieży) lub nadwyżki (spowodowane często dodatkowymi artykułami przywożonymi przez dostawcę). Po spisie można dokonać ich kompensacji, co także zawarte jest w dostarczonej przez nas dokumentacji. W razie wątpliwości zapraszamy do kontaktu.
