Case Studies – Spis na Oświadczenie
Jednym z elementów Metodyki Inwentaryzacje PRO jest procedura uzyskiwania danych do spisu z natury od pracowników Klienta – na oświadczenie.
Realizując projekty w dużych Bankach lub instytucjach finansowych, często nie mamy możliwości „spotkania” każdego pracownika podczas samego spisu z natury, ponieważ jest to pracownik „lotny” czyli w terenie – Agent czy Sprzedawca.
W stosunku do takich osób stosujemy Procedurę spisu na oświadczenie podzieloną na 5 kroków:
- Krok I
wyselekcjonowanie pracowników których nie spotkaliśmy, lub na pewno nie spotkamy podczas spisu z natury. Przygotowanie komunikacji (e-mail) do wysłania do wyselekcjonowanej bazy Pracowników. Uzgodnienie bazy oraz treści e-maila z Klientem.
- Krok II
Wysyłka uzgodnionego e-maila z informacją zwrotną do bazy czy dany pracownik odczytał maila, przesłał go dalej, nie otworzył. Odnotowanie w bazie tych, którzy podali dane – uszczuplenie bazy.
W procedurze jest uzgodnione z Klientem kiedy (po ilu dniach) wysyłka jest powtarzana
do aktualizowanej na bieżąco bazy.
- Krok III
Wysyłka e-maila z adresu bezpośredniego przełożonego do danego pracownika z przypomnieniem
o konieczności podania danych. Odnotowanie w bazie tych, którzy podali – uszczuplenie bazy.
- Krok IV
Uzupełnienie pozostałej bazy numerami telefonów od Klienta do tych pracowników, którzy nadal
nie podali danych. Wykonania do 3 połączeń telefonicznych w odstępie czasowym (uzgodnionym
z Klientem). Aktualizacja bazy.
- Krok V
Oznaczenie w bazie braku możliwości uzyskania danych od Pracownika. Rekord oznaczony jako spisany niepełny.
Pomimo zastosowania tak rozbudowanej wieloetapowej procedury, statystyka w większości organizacji jest podobna.
Opierając się na przykładzie jednego z Banków Polskich na spisanych 3500 pracowników, lotnych było około 350. 76% z nich uzupełniło dane, z czego większość dopiero po kontakcie telefonicznym. Oczywiście Naszym zdaniem jest to bardzo dobry wynik, z doświadczenia wiemy bowiem, że danych, które pozyskiwaliśmy zanim powstała tak złożona procedura, były zdecydowanie mniej. Każdy krok z tej procedury ma swoje uzasadnienie. Jednocześnie wiemy również, że dalsze Nasze próby dotarcia
do pracowników, nie odniosą już i tak skutku.
Najczęściej Banki po prostu akceptują brak tych danych w ewidencji, lub stosują metody nacisku wewnętrznego pod groźbą wpisu do akt pracowniczych itp. Ta statystyka zmienia się w zależności
od wewnętrznych procedur w organizacji.
Z naszej strony zawsze staramy się „wywalczyć” każdy uzupełniony rekord w bazie, bowiem porządek to główny priorytet.
Skontaktuj się z nami, zapraszamy do współpracy!
